Meeting / Rapat dan Waktu yang Terbuang

Setiap perusahaan atau organisasi pasti mengadakan pertemuan terjadwal, baik itu mingguan, atau dwi mingguan. Ada juga rapat yang eventual, yaitu pertemuan tak rutin, untuk suatu maksud. Namun, seringkali, kita menganggap semua pertemuan/rapat/meeting adalah sama pentingnya. Tapi, pada kenyataannya, terlalu banyak waktu yang terbuang pada meeting-meeting tertentu, terlalu banyak orang yang diundang, terlalu banyak hal yang dibahas, sehingga meeting malah menghabiskan sesuatu, daripada menghasilkan sesuatu.

Ada tips dari perusahaan luar yang saya suka, sebuah metting harus memiliki 5 komponen penting disingkat PACER.

P – Purpose : setiap meeting harus mempunyai tujuannya masing-masing, baik itu to inform, to discuss, ataupun to decide. Karena, anda akan mempermalukan diri sendiri jika mengadakan pertemuan (apalagi dengan bos) tanpa tujuan yang jelas.

A – Agenda : setiap meeting harus punya agenda/poin-poin yang akan dibicarakan, dibahas, dan segala sesuatu yang tidak diagendakan, jika tidak berkaitan, haram hukumnya untuk dibahas.

C – Code of Conduct 

E – Establish Expectations

R – Roles : contohnya, moderator, time keeper, notulen, dll

Dan, tips yang terakhir (khusus dari saya sendiri), jika suasana mulai tidak kondusif, ubah dari sit down meeting, jadi stand up meeting, sehingga orang tidak mau berlama-lama berdiri, dan mereka akan fokus membahas hal-hal yang penting, dan kita dapat menghemat banyak waktu.

dan, rule of thumbnya, jangan invite terlalu banyak orang ke dalam sebuah meeting, karena jika attendee lebih dari 7 orang, penambahan 1 orang akan memperlambat pengambilan keputusan kurang lebih 10%.

lets achieve something, than just appearing busy

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s